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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN STUDENTS EXCHANGE ABROAD COLOMBIA SAS

SEA INTERNATIONAL

 

PRESENTACION

La Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 establecen la entrada en vigencia del Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.

OBJETIVO

Adoptar los lineamientos bajo los cuales opera el tratamiento de los datos personales, privados, semi privados y sensibles, manejo de bases de datos, formas de almacenamiento, criterios de utilización, además de los fines con los que son recolectados y usados, el responsable de la información, los derechos de los titulares y los procedimientos especiales en caso de consulta y reclamo; con objeto de la prestación de sus servicios y en desarrollo de su objeto social de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y a su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013.

ALCANCE DE LA POLÍTICA 

Los principios y disposiciones contenidas en la presente política serán aplicables a los datos personales, privados, semi privados y sensibles, de los clientes, empleados, contratistas, proveedores, potenciales clientes y cualquier otro ente o persona natural o jurídica el cual suministre información y que se encuentran registrados en Students Exchange Abroad Colombia SAS. Esta Política se aplicará a todo tratamiento de datos personales y datos sensibles por parte de la empresa, sus empleados y en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que Students Exchange Abroad Colombia SAS, acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa o relacionadas con, el Tratamiento de Datos Personales o con sus sistemas de información.

OBLIGATORIEDAD

La política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de los empleados Students Exchange Abroad Colombia SAS, así como para los contratistas y terceros relacionados con Students Exchange Abroad Colombia SAS. Todos los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones, (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial del trabajador "observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes"). En los casos que no existan vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual en el que el contratista se obliga a cumplir estas políticas.

DEFINICIONES:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 se utilizarán las siguientes definiciones:

a. “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b. “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. “Base de Datos”: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d. ”Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e. “Dato público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f. “Dato Sensible”: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g. “Encargado del tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h. “Consulta”: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j. “Titular”: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k. “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

l. “Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

m. “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

DATOS SENSIBLES

Students Exchange Abroad Colombia SAS, prohíbe a sus trabajadores, contratistas y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes. Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización

c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular

d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

En los casos en que el Tratamiento de datos sensibles sea posible, debe cumplirse las siguientes obligaciones:

a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Sin embargo, al momento de la recolección de los mismos, el cliente se encuentra en la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS

 Los datos de los titulares registrados en las bases de datos de Students Exchange Abroad Colombia SAS serán tratados, transferidos o transmitidos para fines tales como:

  • Adelantar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con Students Exchange Abroad Colombia SAS, respecto a cualquiera de los servicios y productos ofrecidos por la empresa.

  • Realizar inscripciones y matrículas en instituciones educativas dentro y fuera del territorio Colombiano a través de la transferencia de datos por parte de Students Exchange Abroad Colombia SAS.

  • Aplicación y gestión de visas, procesos migratorios y permisos de entrada a otros países en materia y con relación a los servicios y productos ofrecidos por Students Exchange Abroad Colombia SAS.

  • Compra de productos suministrados por Students Exchange Abroad Colombia SAS a través de terceros con las cuales posee una relación comercial tales como seguros médicos y de viajes, transporte de pasajeros, tours turísticos, servicios migratorios y demás productos ofrecidos en la actualidad o a futuro por Students Exchange Abroad Colombia SAS y sus representantes en otros países.

  • Transferir o transmitir los datos personales a empresas que se encuentren dentro o fuera del territorio Colombiano y que posean una relación contractual con Students Exchange Abroad Colombia SAS de acuerdo con las Política De Tratamiento de la Información de las empresas las cuales pueden ser solicitadas para consulta por el Titular.

  • Para fines comerciales, de atención al cliente y mercadeo tales como suscripciones, efectuar encuestas de satisfacción al cliente, testimonios de servicios y productos e invitación a eventos comerciales relacionados con los productos y servicios ofrecidos por Students Exchange Abroad Colombia SAS.

  • Ser contactado vía correo electrónico, teléfono y/o mensajes de texto e informar sobre productos, promociones u otros servicios.

  • Utilizar su imagen, fotos y videos, para material promocional y publicitario de Students Exchange Abroad Colombia SAS.

  • Recibir notificaciones, promociones y anuncios de Students Exchange Abroad Colombia SAS.

  • Para fines contractuales relacionados con el procesamiento, investigación, acceso, contacto y encuestas, capacitación, invitación, nómina, pagos, facturación, contabilidad, cartera, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, informes, estadísticas, tramitación, de seguridad y control de accesos.

  • Dar cumplimiento a las leyes del territorio Colombiano y las órdenes de autoridades o entes administrativos y judiciales.

  • Gestionar solicitudes de quejas y reclamos.

  • Acceder y consultar los datos públicos que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier dentro o fuera del territorio Colombiano.

  • Incluir datos personas en las bases de datos de clientes.

Base de datos de Potenciales clientes: La base de datos de potenciales clientes, tiene como finalidad tener un contacto con el Titular para presentarse como entidad e informar acerca de los servicios y promociones que ésta presta. Base de datos de Proveedores: La base de datos de Proveedores persigue la finalidad de contar con información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o Contratistas, con el fin de desarrollar la relación contractual con ellos establecida, efectuar los pagos e informarlos de las novedades de la Compañía.

Base de datos de Recursos humanos: empleados, ex empleados, candidatos:

a. Conservar la información actualizada de sus empleados con el fin de desarrollar el vínculo laboral existente de manera adecuada. Así mismo, incorporar datos personales de los miembros de su grupo familiar, con el fin de que éstos puedan ser partícipes de los beneficios legales, extralegales y actividades de bienestar que desarrolle Students Exchange Abroad Colombia SAS.

La información que se requerirá será la que se considere necesaria y razonable para garantizar el acceso a dichos beneficios y actividades. Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas o con aquellos aliados con los que se desarrollan productos y servicios que busquen beneficiar a los empleados de Students Exchange Abroad Colombia SAS.

b. Mantener a los empleados informados acerca de los canales de contacto, los modelos de atención implementados, y de los procedimientos internos relevantes para la adecuada prestación del servicio.

c. Informar a los empleados acerca de actividades desarrolladas por Students Exchange Abroad Colombia SAS dirigidas a los profesionales en el área de la educación y migración, así como en general de los servicios que ofrece la compañía.

d. Contar con información de contacto de candidatos a procesos de selección adelantados por Students Exchange Abroad Colombia SAS, que si bien no fueron favorecidos en una ocasión, pueden ser tenidos en cuenta para futuros procesos de selección siempre y cuando la persona manifieste su interés en que así sea. e. Tener información actualizada de los pasantes con el fin de desarrollar la relación que se establece con la empresa con ocasión de la pasantía.

f. Los datos de ex empleados serán conservados con el propósito de tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular su información durante el término establecido en la ley laboral. Base de datos de Visitantes: Recopilar y conservar los datos personales de las personas que visitan la compañía, por razones de seguridad y control de acceso. (Aviso de privacidad de los videos de seguridad) Base de datos de Peticiones, Quejas y Reclamos: Registrar los datos de las personas que presentan una petición, queja o reclamo ante Students Exchange Abroad Colombia SAS a través de los canales establecidos por la Compañía, con el propósito de darles adecuada atención a las mismas.

Base de datos de Clientes: En desarrollo de la relación contractual, Students Exchange Abroad Colombia SAS mantendrá un contacto fluido bilateral en ejercicio de las funciones y objeto social de Students Exchange Abroad Colombia SAS. Así mismo se les informará a todos sus clientes acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar el alcance de los servicios contratados; de las mejoras o cambios en sus canales de atención. Así mismo, busca enviarles información acerca de las ofertas que desarrolle.

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

En cumplimiento de lo previsto en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Students Exchange Abroad Colombia SAS solicita ratificación y autorización, a todos los titulares de información personal, privada, semiprivada y sensible que ha sido y será recolectada por Students Exchange Abroad Colombia SAS para el uso de su información y la continuidad en su tratamiento, incluyendo aquella que haya sido recolectada con anterioridad a la entrada en vigencia del citado decreto como aquella que sea recolectada con posterioridad a su entrada en vigencia.

 

Si dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de la Política de Tratamiento de la Información de Students Exchange Abroad Colombia SAS, el titular de la información personal no manifiesta por cualquier medio ante Students Exchange Abroad Colombia SAS la supresión de sus datos personales, es entendido, conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que Students Exchange Abroad Colombia SAS podrá continuar con el tratamiento de la información personal, en los términos y condiciones establecidos en las normas citadas y bajo las reglas de la Política de Tratamiento de la Información.

 

No obstante, lo anterior en cualquier momento, aún después de vencido el plazo antes indicado, el titular de la información podrá solicitar a Students Exchange Abroad Colombia SAS la supresión de sus datos personales o revocar la mencionada autorización. Para aquella información personal que sea recolectada con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Students Exchange Abroad Colombia SAS coloca a disposición del titular de la información personal el formato de Autorización para el Tratamiento de la Información Personal, del cual se solicita su diligenciamiento y remisión a Students Exchange Abroad Colombia SAS en aquellos casos en que el titular de la información desea, libremente, otorgar a Students Exchange Abroad Colombia SAS su autorización para el tratamiento de sus datos personales.

 

El formato Autorización para el Tratamiento de la Información Personal será enviado por medios electrónicos y/o entregado en físico. En adición, el titular de la información podrá emitir su autorización utilizando los distintos medios que Students Exchange Abroad Colombia SAS disponga para ello.

 

DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Según la Ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares de los datos personales:

a) Dirigirse a Students Exchange Abroad Colombia SAS bajo los canales establecidos por este con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Students Exchange Abroad Colombia SAS salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.

c) Ser informado por Students Exchange Abroad Colombia SAS, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a través de los canales dispuestos por Students Exchange Abroad Colombia SAS a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento:

(i) al menos una vez cada mes calendario, y

(ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Students Exchange Abroad Colombia SAS a través de Aviso de Privacidad publicado en la página web, informará de manera suficiente acerca de los canales y procedimientos previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

 

PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES

Los Titulares de datos personales deben radicar sus consultas peticiones o reclamos a través de una solicitud vía correo electrónico a carlos@sea-international.com

a. Consultas: Students Exchange Abroad Colombia SAS, debe atender las consultas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a diez (10) días.

b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a Students Exchange Abroad Colombia SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, por escrito a través del correo electrónico carlos@sea-international.com, incluyendo, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Students Exchange Abroad Colombia SAS, contactará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iii) El término máximo para atender el reclamo será de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Students Exchange Abroad Colombia SAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo Students Exchange Abroad Colombia SAS, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

 

Students Exchange Abroad Colombia SAS sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Students Exchange Abroad Colombia SAS, informa a sus clientes, proveedores, empleados, clientes, socios y asociados que ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Como es costumbre por el respeto del orden jurídico establecido, Students Exchange Abroad Colombia SAS, está comprometida en acatar en toda su extensión la Ley de protección de datos personales y garantiza que su titular tenga la oportunidad de conocerla, actualizarla y solicitar la supresión de sus datos, cuando esto sea procedente, a través de los medios citados.

MODIFICACIÓN: Students Exchange Abroad Colombia SAS, se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos personales, cuando las circunstancias o la ley lo aconsejen u ordenen. Students Exchange Abroad Colombia SAS, recomienda a sus clientes que revisen la política tratamiento de datos personales con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada, siendo en todo caso responsabilidad del usuario su lectura.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Razón Social: Students Exchange Abroad Colombia SAS NIT: 900.470.780-7 Dirección: Carrera 43 numero 72- 122 oficina 201 Ciudad: Barranquilla Correo Electrónico: carlos@sea-international.com Teléfono: +57 300 2041923

VIGENCIA DE LA POLÍTICA: La presente política entra en vigencia el veintisiete (27) de Octubre de 2020